Consentement SMS candidat : conformité RGPD pour agences d'intérim
Le SMS est le canal le plus efficace pour contacter un candidat intérimaire en urgence. Taux d'ouverture supérieur à 95 %, réponse en moins de 3 minutes en moyenne. Mais ce canal est aussi le plus exposé au risque RGPD. Une agence qui envoie des SMS sans consentement correctement documenté s'expose à des sanctions CNIL pouvant atteindre 4 % de son chiffre d'affaires mondial. Ce guide explique ce que la loi exige et comment s'y conformer concrètement.
Base légale pour l'envoi de SMS professionnels
Le RGPD impose d'identifier une base légale valide avant tout traitement de données personnelles. Pour l'envoi de SMS à des candidats, deux bases légales sont théoriquement applicables.
L'intérêt légitime permet d'envoyer des communications sans consentement préalable si l'agence peut démontrer que son intérêt (proposer une mission) est proportionné aux droits du candidat, que le candidat pouvait raisonnablement s'attendre à être contacté, et qu'un mécanisme de refus simple existe. Cette base est acceptable pour relancer un candidat avec qui vous avez une relation active (mission récente, inscription volontaire).
Le consentement explicite est la base la plus solide et la plus facilement défendable. Le candidat a coché une case ou signé un formulaire indiquant expressément qu'il accepte de recevoir des SMS de recrutement. En cas de contrôle CNIL, vous présentez la preuve de consentement et le risque est écarté. Pour tous les candidats issus d'un import Excel ou d'une base externe, le consentement explicite est indispensable.
Pourquoi le SMS nécessite un consentement plus strict que l'email
L'email professionnel peut être envoyé à un contact B2B dans le cadre de relations d'affaires existantes (directive ePrivacy, article L.34-5 du CPCE) sans consentement préalable explicite, sous condition d'opt-out disponible.
Le SMS n'entre pas dans cette exception B2B. Le numéro de téléphone mobile est systématiquement considéré comme une donnée personnelle de sphère privée, même quand il est utilisé à titre professionnel. La CNIL a sanctionné plusieurs entreprises pour des campagnes SMS sans consentement valide, y compris dans le contexte du recrutement. La règle est claire : pas de SMS sans opt-in traçable.
Les 3 conditions d'un consentement SMS valide
Le RGPD (article 7) définit précisément ce qu'est un consentement valide. Trois conditions cumulatives doivent être remplies :
Libre
Le consentement ne doit pas être conditionné à l'obtention d'un service. Si vous exigez le consentement SMS pour enregistrer un candidat dans votre vivier, ce consentement n'est pas libre. Il doit être possible de s'inscrire sans accepter les SMS, et le refus ne doit entraîner aucune conséquence négative pour le candidat.
Éclairé
Le candidat doit comprendre précisément ce à quoi il consent. La mention doit indiquer : qui envoie les SMS (nom de l'agence), la finalité (propositions de missions, informations de recrutement), la fréquence approximative si prévisible, et comment exercer son droit de retrait.
Univoque
L'acte de consentement doit être une action positive et claire. Une case pré-cochée ne vaut pas consentement. Le candidat doit cocher lui-même la case, signer le formulaire, ou répondre OUI à un SMS de confirmation. Le silence ne vaut pas consentement.
Comment recueillir le consentement en pratique
Trois situations couvrent la quasi-totalité des cas rencontrés par les agences d'intérim :
- Formulaire d'inscription en ligne : case à cocher non pré-remplie, libellée par exemple « J'accepte de recevoir des propositions de mission par SMS de [Nom Agence]. Je peux me désabonner à tout moment en répondant STOP. »
- Import CSV depuis Excel ou un autre logiciel : si le fichier ne contient pas de preuve de consentement SMS, vous devez soit exclure ces candidats de vos envois SMS, soit collecter le consentement a posteriori (SMS de confirmation « Répondez OUI pour recevoir nos propositions de mission »).
- Fiche candidat physique (inscription en agence) : faire signer un formulaire papier avec la mention de consentement, scanner et conserver la preuve. Date, signature et libellé complet doivent être lisibles.
Preuve de consentement : quoi conserver et combien de temps
La charge de la preuve repose sur le responsable du traitement — c'est-à-dire l'agence d'intérim. En cas de plainte ou de contrôle CNIL, vous devez être capable de produire la preuve que le consentement a bien été recueilli avant le premier envoi.
| Élément à conserver | Format | Durée de conservation |
|---|---|---|
| Date et heure du consentement | Horodatage en base de données | Durée de la relation + 3 ans |
| Texte exact de la mention présentée | Enregistrement du libellé en base | Idem |
| Identifiant du candidat | ID interne ou numéro de téléphone hashé | Idem |
| Canal de collecte | Formulaire web, import CSV, fiche papier | Idem |
| Opt-out reçu (STOP) | Date, heure, numéro de téléphone | 3 ans minimum après le STOP |
Ces informations doivent être stockées dans votre logiciel ou une base de données sécurisée — pas dans un fichier Excel partagé. L'accès doit être limité aux personnes autorisées et un export doit être possible pour répondre à une demande d'accès candidat.
L'opt-out obligatoire : « Répondez STOP »
Tout SMS de recrutement envoyé à un candidat doit contenir une mention permettant de se désabonner facilement. La formule standard est : « Répondez STOP pour ne plus recevoir de SMS ».
Cette mention n'est pas optionnelle. Son absence est une infraction en elle-même, indépendamment du fait que le consentement initial soit valide ou non. Dès réception d'un STOP, vous devez cesser immédiatement tout envoi SMS vers ce numéro, mettre à jour la fiche candidat et conserver la trace de l'opt-out avec son horodatage.
Cas pratique : import d'un fichier Excel sans consentement tracé
Situation fréquente : vous récupérez un fichier Excel de 300 candidats depuis un ancien système ou d'un collègue qui a quitté l'agence. Le fichier ne contient pas de colonne « consentement SMS ».
Que faire légalement ?
Option 1 : collecter le consentement avant tout envoi
Envoyez un SMS unique de confirmation : « Bonjour [Prénom], [Agence] souhaite vous proposer des missions. Répondez OUI pour accepter nos SMS, NON pour refuser. » Seuls les candidats ayant répondu OUI pourront recevoir des SMS. Cette méthode est conforme mais requiert une première campagne de confirmation.
Option 2 : exclure ces candidats des campagnes SMS
Utilisez ces profils uniquement pour le matching (recherche interne) et le contact par téléphone ou email. Dès qu'un candidat vous rappelle ou se présente en agence, recueillez son consentement SMS à ce moment-là.
Option 3 : supprimer les profils sans consentement tracé
Si les candidats datent de plus de 3 ans et que vous ne pouvez pas établir la base légale du traitement, la suppression est la démarche la plus sûre. Le RGPD impose de ne pas conserver des données au-delà de leur finalité.
Sanctions CNIL : jusqu'à 4 % du CA mondial
La CNIL a le pouvoir de prononcer des amendes administratives pouvant atteindre :
- 10 millions d'euros ou 2 % du chiffre d'affaires annuel mondial pour les infractions aux obligations générales du RGPD
- 20 millions d'euros ou 4 % du chiffre d'affaires annuel mondial pour les infractions aux droits fondamentaux (dont le consentement)
Pour une PME, le risque financier réel est souvent moindre (la CNIL adapte les sanctions à la taille de l'entreprise), mais la mise en demeure publique et les injonctions de cesser le traitement peuvent avoir un impact opérationnel majeur. Des agences ont été sanctionnées pour des campagnes SMS de recrutement sans consentement valide — le secteur n'est pas épargné.
SmartInterim : consentement intégré nativement
SmartInterim intègre la gestion du consentement SMS directement dans le flux de travail de l'agence, sans étape supplémentaire :
- À l'import CSV, une case à cocher "Consentement SMS collecté" doit être cochée pour activer l'envoi SMS sur les profils importés
- Chaque fiche candidat dispose d'un champ consent_sms (booléen) et d'un champ consent_date (horodatage automatique)
- La réception d'un STOP met automatiquement consent_sms à false et bloque tout envoi ultérieur vers ce numéro
- Un export des preuves de consentement est disponible pour répondre aux demandes CNIL ou aux droits d'accès candidats
- Les candidats sans consentement tracé apparaissent dans le vivier pour le matching interne, mais sont exclus des campagnes SMS
Questions fréquentes
Faut-il un consentement explicite pour envoyer un SMS à un candidat ?
Oui. Le SMS à un candidat intérimaire requiert un consentement explicite (opt-in). Contrairement à l'email professionnel B2B, le numéro de téléphone mobile est considéré comme une donnée de sphère privée, même dans un contexte professionnel. La CNIL recommande le consentement explicite pour éviter tout risque.
Comment prouver le consentement SMS d'un candidat intérimaire ?
La preuve doit contenir : date et heure de la collecte, texte exact de la mention présentée, canal utilisé (formulaire, case à cocher, fiche papier), identifiant du candidat. Ces informations doivent être conservées en base de données sécurisée pendant toute la durée de la relation plus 3 ans.
Que faire si un candidat répond STOP à un SMS de recrutement ?
Cesser immédiatement tout envoi SMS à ce candidat et mettre à jour sa fiche. Conserver la trace de l'opt-out (date, heure, numéro). Dans SmartInterim, la réception d'un STOP met automatiquement le champ consent_sms à false et bloque tout envoi ultérieur sans intervention manuelle.
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